Suggerimenti per l'uso dei gruppi postali

A cura di Eugenio Gatto. -- Torino, 2007-01/ 

Si ringraziano i colleghi che, con le loro domande e obiezioni, hanno dato l'idea di riassumere qui i casi più frequenti; sono naturalmente graditi suggerimenti e richieste per ogni ulteriore chiarimento, all'indirizzo  <A-MAIL@aib.it>.

Indice

Distribuzione automatica e non

Indirizzamento multiplo

Unioni di gruppi

Elenchi di gruppi postali

Il sistema postale usato per la distribuzione ai gruppi postali @AIB.IT è (a partire da 2003-08) MAILMAN: si tratta di software in libera distribuzione, di cui tecnicamente possono forse interessare le informazioni generali disponibili alla fonte.

Dato il modo di funzionare di tutti i sistemi per l'inoltro di posta a gruppi (insieme ad alcune particolarità di MAILMAN) conviene avere alcune accortezze pratiche, che cerchiamo di riassumere brevemente per quanto si applica al caso nostro.

Tra i nostri gruppi postali, la maggior parte (una settantina), sono definiti (tra possibili diversi modi di funzionamento) per servire quali gruppi di lavoro: in particolare distribuendo automaticamente a tutti gli appartenenti i messaggi in arrivo da uno di loro. Questo si ottiene principalmente con l'importante intestazione postale REPLY-TO (indirizzo suggerito per la risposta), usualmente fissato al gruppo stesso per il funzionamento "circolare": quel che viene dal gruppo torna al gruppo; il mittente stesso ne riceve copia, quale forma di conferma dell'avvenuta distribuzione.

Distribuzione automatica e non

Come accennato, la distribuzione è automatica all'interno del gruppo: usualmente, bisogna aggiungere, data la possibilità di eccezioni in situazioni particolari. In ogni caso, della posta non distribuita automaticamente ci si occupa d'ufficio come segreteria postale: l'eventuale avviso di mancata distribuzione che si riceve ha il solo senso di notificare che questo avverrà (la nostra segreteria viene automaticamente avvisata dal sistema). Ordinariamente ci si occupa in apertura di giornata dell'eventuale posta in attesa del giorno precedente.

Non si badi, per favore, al fatto che le notifiche automatiche del sistema (in inglese, di solito) parlino di un "moderatore": non ha senso una figura del genere per gli scopi e modi di funzionare dei nostri gruppi, dove gli interventi eventualmente necessari sono puramente di segreteria tecnica, ed il nome appropriato potrebbe allora essere nient'altro che 'postino'.

Questi i casi più comuni di distribuzione non automatica:

1. Mittente non appartenente al gruppo.
   Il caso più ordinario, in cui rientra (ad esempio) anche tutta la posta abusiva (si tratta di parecchie centinaia di messaggi al giorno: viene comunque rapidamente rivista tutta quotidianamente, distribuendo al gruppo appropriato quel che risulti legittimo).
   Si noti che la definizione dei gruppi in molti casi è "allargata", nel senso che, per quanto non ricevano dal gruppo, sono considerati appartenenti (per la distribuzione) molti altri che del gruppo risultino interlocutori abituali: a parte la rapiditè e diminuzione di inciampi (senza rinuncia alla stretta protezione dalla posta abusiva), in questo modo si riduce anche lo smaltimento di posta di cui valutare poi la legittimità.
2. Indirizzo non riconosciuto come appartenente al gruppo.
   C'è chi usa per spedire più indirizzi diversi (o semplicemente l'ha recentemente cambiato); per determinare l'appartenenza al gruppo del mittente, la macchina usa gli indirizzi fino ad allora noti per determinare l'appartenenza al gruppo del mittente.
   Semplicemente, il messaggio viene distribuito a cura della segreteria, e il nuovo indirizzo aggiunto a quelli noti.
3. Gruppo di nuova definizione.
   Un caso particolare è quello dei gruppi definiti ex novo, o ridefiniti (quanto a composizione o modo di funzionamento). Viene di solito adottato l'accorgimento detto "emergency moderation", per cui la distribuzione non è automatica (per nessuno), in modo che il postino sia avvisato esplicitamente da MAILMAN del primo messaggio in arrivo, e possa verificare che tutto funzioni secondo le previsioni.
   Si tratta naturalmente di una verifica tecnica dell'arrivo del messaggio, e per questo è necessario un messaggio "reale" Distribuito effettivamente il primo messaggio, quest'inciampo viene rimosso, e di lì in poi la distribuzione va secondo quanto previsto per il gruppo (automaticamente, salvo le occasionali eccezioni che stiamo descrivendo).
   Si noti che un messaggio di prova ad un gruppo non dimostrerebbe nulla: non c'è dubbio che MAILMAN ridistribuisca agli indirizzi di cui il gruppo è costituito (ne teniamo costante documentazione), ed una volta usciti dal nostro sistema postale le singole copie dei messaggi passano ai sistemi postali riceventi (su cui non abbiamo controllo, salvo ricevere poi eventuali segnalazioni di mancata consegna per singoli indirizzi errati o per qualche altra ragione problematici).

4. Messaggio con allegati codificati.
   Usualmente si tratta di allegati massicci (contenendo più informazione, ogni codifica, RTF DOC PDF, è molto o moltissimo più ingombrante del "testo semplice" cui corrisponde); questo può dare problemi a chi riceve, e con maggior probabilità in gruppi numerosi.
   Quindi, per quasi tutti i gruppi maggiori è fissato un limite alla dimensione dei messaggi distribuiti automaticamente (limite diverso per i diversi gruppi, a seconda delle loro consuetudini di lavoro). Il limite ordinario per i messaggi "solo testo" è di 10 000 caratteri (che corrispondono ad un paio di pagine dattiloscritte: questo testo che state leggendo è, in HTML, di 15K caratteri).
   A seconda dei casi, il messaggio viene distribuito: allegato compreso, se tecnicamente ragionevole; o mettendo a disposizione in AIB-WEB l'allegato e indicando l'URL a cui ciascuno lo possa prelevare a suo comodo.
5. Indirizzamento multiplo.
   Per molti gruppi postali (in particolare quelli con numerosi partecipanti) è fissato un limite basso al numero di destinatari che il messaggio è ammesso che abbia. (Si noti che si tratta in prima approssimazione di una forma di protezione dalla posta abusiva, che tipicamente presenta molti o moltissimi destinatari disparati, oppure nessuno (nella variante con destinatari nascosti)).
   Rispetto ai nostri gruppi (ma non solo) questo aspetto merita una trattazione a sé, che segue.
6. Indirizzo del gruppo non esplicito.
   Caso particolare del precedente è quello di un insieme di destinatari tra cui il nome del gruppo non campaia: succede di solito per l'uso dell'intestazione postale BCC ("blind carbon copy", destinatari nascosti). È da sconsigliare in generale, in quanto frequente fonte di equivoci. Nel caso nostro introduce ritardi: MAILMAN immancabilmente attende conferma dal "postino" per l'effettiva distribuzione del messaggio, dato che l'indirizzamento nascosto o incongruo è tipico indizio di posta abusiva.

Indirizzamento multiplo

Lo si eviti: cioè non si indirizzi ad un gruppo postale e ad altri.

La ragione non è nel funzionamento del distributore postale in sé (che, nella sua meccanica semplicità, passa copia del messaggio, così com'è, a tutti gli indirizzi iscritti al gruppo). Piuttosto, ne possono risultare problemi se un'eventuale risposta viene poi inviata usando la tecnica "reply to all recipients" (rispondi a tutti), che indubbiamente può essere di occasionale utilità nella posta privata, proprio per approssimare il comportamento di un gruppo postale, ma ha effetti pessimi quando tra i destinatari compaiano uno (o più) gruppi postali veri e propri.

(Si noti che, pur se tecnicamente fattibile, sarebbe scorretto tentare di impedire la risposta a chi riceve un messaggio: la posta è fondamentalmente strutturata per la comunicazione bilaterale). Quel che succede facilmente è che l'indirizzamento multiplo comprenda indirizzi che nel gruppo non sono (altrimenti non avrebbe senso indirizzar loro distintamente, riceverebbero due copie): a quel punto, una loro risposta risulta provenire "dall'esterno" del gruppo, e al gruppo non viene distribuita automaticamente. È possibile che colleghi poco abituati ai gruppi postali non si accorgano del tutto del problema, e inavvertitamente "rispondano" (anche) al gruppo, pur non avendone davvero l'intenzione.

Questo non vuole affatto dire che non si possa inviare (ad esempio "per conoscenza") ad un gruppo postale e ad altri. Ma si tenga conto che, per il funzionamento della posta, non c'è alcuna differenza tra le intestazioni TO e CC (destinatari principali e destinatari in copia): a tutti gli effetti pratici confluiscono in una sola lista indifferenziata di distinatari. (Non parliamo neppure dell'intestazione BCC, destinatari nascosti, che si presta come minimo a pericolosi equivoci).

Innanzitutto, data la povertà di intestazioni postali disponibili, raccomandiamo in casi del genere di indicare brevemente ma esplicitamente nel testo stesso a chi si sta indirizzando quel messaggio. Poi, semplicemente, invece di spedire un messaggio a molti destinatari, si spedisca distintamente una copia a ciascuno dei destinatari che si sa essere un gruppo postale, ed una all'insieme degli altri destinatari. Un caso particolare è l'indirizzamento a più nostri gruppi, dove per alcuni casi di uso frequente abbiamo soluzioni apposite.

Unioni di gruppi

Nel definire i gruppi postali @AIB.IT, cerchiamo di fare in modo che si riferiscano ad un insieme di persone omogeneo e corrispondente ad una specifica iniziativa o ufficio o funzione. Se riusciamo, attribuiamo al gruppo un nome che con una certa "naturalezza" (pur sempre nei limiti di linguaggi artificialissimi) ne ricordi lo scopo, in modo che il nome sia usabile "a memoria" per lo meno dai più diretti interessati. In caso di dubbio, sono comunque disponibili elenchi sempre aggiornati degli appartenenti ai gruppi postali.

Per alcuni tipi di comunicazioni, questa analitica distinzione tra i diversi gruppi è controproducente: ad esempio, per l'invio da parte della Segreteria di un comunicato a molti insiemi di persone, variamente definiti. Se si inviasse a parecchi gruppi (con indirizzamento multiplo o no, fa lo stesso), immancabilmente alcune persone riceverebbero più copie, perché appartengono a gruppi diversi.

Per le "unioni di gruppi" di uso più frequente esistono quindi dei nomi appositi, tra cui principalmente
CCSP : unione di CEN, CNPR, SINDACI, PROBIVIRI
CCCR : CEN, CNPR, COMM, REDAZIONI, SEGR, TESOR.
CCCRSP : CEN, CNPR, COMM, REDAZIONI, SINDACI, PROBIVIRI, SEGR, TESOR.

Naturalmente queste unioni sono costruite a macchina usando le definizioni correnti dei diversi gruppi componenti, ma evitando che una stessa persona compaia più d'una volta. (Altre unioni analoghe possono essere facilmente definite man mano che ne emerga la necessità). Naturalmente, si tratta di gruppi anomali rispetto a quelli ordinari, ed in particolare non adatti alla "discussione" (che non si saprebbe attorno a quale "tavolo" si svolga): usualmente è necessario mantenerli in distribuzione non automatica, dovendosi fissare caso per caso (messaggio per messaggio) l'indirizzo appropriato per le risposte (REPLY-TO).

Elenchi di gruppi postali

AIB nazionale

Commissioni e gruppi AIB

Redazione AIB-WEB

NPL, Nati Per Leggere