Gruppi postali regionali

Eugenio Gatto. -- Torino, 2010-01/ 

Si ringraziano i colleghi che vorrano inviare suggerimenti, e richieste per ogni ulteriore chiarimento, all'indirizzo  <A-MAIL@aib.it>.

Indice

Gruppi di distribuzione

Sigle delle sezioni

Indirizzi dei mittenti

Indirizzo di destinazione

Confezione dei messaggi

Indirizzi dei soci

Note storiche

Gruppi di distribuzione

Molti dei gruppi postali @AIB.IT sono definiti per funzionare quali gruppi di lavoro o discussione (distribuzione circolare automatica tra tutti gli appartenenti). Invece, i gruppi postali regionali a cui sono iscritti i soci correnti sono gruppi di distribuzione (o diffusione): sono abilitate alla distribuzione automatica dei messaggi soltanto alcune persone (presidente della sezione, segretario, o chi altri essi stessi vogliano designare).
Tipicamente, allora, in questi casi non è previsto il gruppo stesso quale indirizzo suggerito per eventuali risposte, che s'immagina vadano piuttosto indirizzate al mittente. Analogo il funzionamento del "super-gruppo" AIB-SOCI (in pratica unione dei 20 gruppi postali regionali).
Le spiegazioni e suggerimenti che seguono sono quindi soprattutto rivolti a presidenti e segretari.

Sigle delle sezioni

Semplicemente, si tratta delle sigle a tre lettere definite in Internet per le regioni italiane, ABR BAS ... UMB VAO VEN. Quindi i gruppi per la diffusione ai soci sono nella serie 'sigla-SOCI', cioè ABR-SOCI BAS-SOCI ... VAO-SOCI VEN-SOCI, (nome postale completo <abr-soci@abr.aib.it> e analoghi, dove la sigla della sezione ricompare due volte).
Si noti che per il nostro sistema postale (e quindi per tutti gli usi) maiuscolo e minuscolo non fanno differenza: ma tipicamente uso il tutto maiuscolo nel fare riferimento a nomi postali (e trascurando la parte AIB.IT e analoghe che seguono la a-commerciale tipica degli indirizzi e-mail).

Per comodità di chi riceve, il sistema di distribuzione inserisce il nome del gruppo tra parentesi quadre all'inizio del titolo del messaggio (intestazione postale subject). Inoltre (vale per tutti i nostri gruppi) in calce al testo vero e proprio viene aggiunta una breve frase a documentare la provenienza dal gruppo di distribuzione, aiutando a differenziare dalla posta provata.

Indirizzi dei mittenti

Come detto, solo presidente e segretario (o chi per loro) sono abilitati alla distribuzione automatica: il sistema di distribuzione li riconosce in base ai loro indirizzi e-mail, quali compaiono nell'intestazione postale FROM.
Gli indirizzi sono ricavati dai gruppi postali CNPR e STR, e chi disponga di più indirizzi potrebbe essere in dubbio su quale usare per la spedizione. Ma non è così (come avviene per CNPR STR e tutti i nostri gruppi): il nostro sistema postale è particolare proprio nell'impostazione di questo aspetto, dato che considera equivalentemente valide (quali mittenti) tutte le forme conosciute come associate alla stessa persona.

Resta sempre la possibilità che un messaggio occasionalmente "inciampi" (e debba essere esplicitamente inoltrato al gruppo per intervento manuale del postino), per le varie ragioni elencate tra i più generali Suggerimenti per l'uso dei gruppi postali: l'eventuale ritardo di distribuzione non dovrebbe mai superare le 24 ore (di solito assai meno).
Analogamente succede per eventuali messaggi di risposta che i soci inviino all'indirizzo del gruppo (non dovrebbe succedere ... ma molti usano incautamente la tecnica "reply to all recipients"): in questo caso il messaggio verrà inoltrato alla segreteria della sezione o chi altri sia opportuno, piuttosto che al gruppo dei soci.

Indirizzo di destinazione

Non a caso al singolare: sia uno solo, quello del gruppo (ed esplicito, non nascosto in un'intestazione BCC blind carbon copy: giustamente MAILMAN lo considererebbe indizio di posta abusiva, richiedendo l'intervento del postino).

Dato che si tratta di gruppi numerosi, sarebbe rischioso l'indirizzamento multiplo (anche per questo si vedano i Suggerimenti citati), per i ben possibili sottoprodotti di proliferazione qualora venga usato poi "reply to all recipients".
Nel caso si debba inviare copia del messaggio ad altri, semplicemente si spediscano copie identiche ma indipendenti, al gruppo e ad altri. (Si noti che non è mai necessario tenere al corrente la segreteria nazionale dei messaggi inviati ai gruppi xxx-SOCI: d'ufficio ne riceve una copia all'indirizzo STAMPA).

Confezione dei messaggi

La condisiderazione prevalente dev'essere il numero di appartenenti ai gruppi (superano i 3000 nel "super-gruppo" AIB-SOCI), per cui convengono messaggi "leggeri", per cui è praticamente garantita per tutti leggibilità uniforme, ricezione rapida e nessun problema sui sistemi postali d'arrivo.
Vanno altrettanto bene il "testo semplice", o la confezione in HTML (poco raccomandabile l'antieconomica somma dei due, che certi sistemi postali producono come struttura "multipart/alternative").

Gli allegati codificati possono essere un problema (di dimensioni, di accessibilità, di transito tra sistemi postali). Nel caso specifico dei gruppi xxx-SOCI non dovrebbe sorgere usualmente la necessità di distribuire allegati, essendo da anni disponibile AIB-WEB, ben usato dalle sezioni regionali per pubblicare preventivamente testi ed altro materiale, restando sufficiente nel messaggio postale l'indicazione dello specifico URL.

Indirizzi dei soci

Gli indirizzi e-mail che vanno a costituire i gruppi sono ricavati quotidianamente dal database dei soci. È disponibile una tavola riassuntiva (conteggi): contenendo soltanto dati aggregati non espone dati individualmente sensibili, ma raccomandiamo sia considerata strumento di lavoro per le segreterie, da non divulgare. (L'intero sistema AIB-MAIL, primariamente dedicato a servizi postali, è da considerarsi riservato, ed è naturalmente escluso dall'indicizzazione pubblica Internet).

Lo stato del database viene verificato automaticamente ogni notte, ricavandone definizione aggiornata dei gruppi postali per cui risulti necessario. Al di là della raccomandazione di curare sempre il campo in cui sono contenuti gli indirizzi e-mail, non ci si attenda che un gruppo postale rifletta eventuali cambiamenti, se non a partire dal giorno successivo (la verifica viene fatta alle 00:30).

Si noti che è possibile (e accettabile) registrare nel campo EMAIL_RIFERIMENTO più di un indirizzo e-mail, separandoli tra loro anche solo con uno spazio. Attualmente, però (in attesa di una più versatile definizione del database), solo il primo degli indirizzi viene usato per la composizione dei gruppi postali, per evitare quello che potrebbe essere il malfunzionamento più fastidioso (più copie dello stesso messaggio ricevute dalla stessa persona).

Note storiche